退職届けに添え状は必要でしょうか。
会社に郵送で提出する書類は、基本的に添え状を同封することがビジネスマナーです。
しかし、この記事を読んでいる人には添え状作成のポイントが分からないという人もいるのではないでしょうか。
今回は添え状の役割や作り方、役立つテンプレートを紹介します。
添え状について把握できる内容になっているので、退職届の郵送に困った人はチェックしてください。
添え状とは
添え状は履歴書や書類などと一緒に企業に送るものです。
挨拶状として重要な役割を果たし、送付状やカバーレターとも言われます。
送付状が添えられているのといないのでは受け取る印象が異なります。
ビジネスマナーとして、会社に郵送で提出する書類は送付状の同封が基本です。
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目次
退職届の郵送に添え状は必要
退職届の郵送時に、添え状は必ず同封しましょう。
添え状または送付状は、企業へ書類を郵送する際に同封する挨拶状のようなものです。
加えて、退職届は上司や人事担当者に本来対面で渡すべき書類です。
「退職にかかわる挨拶」を書面で行うために、添え状は重要な役割を持っています。
退職届に添え状を同封するポイント
退職届を郵送するときに添え状を同封するポイントをまとめました。
作成するときに気を付けたい注意事項やポイントを確認しましょう。
手書きとパソコンどちらでも作れるように、各項目をくわしく解説します。
退職届の添え状に記載する内容
退職届の添え状に記載する内容は以下の通りです。
- 退職希望日と提出日
- 宛先(社名、所属部署、上司の名前)
- 自分の所属部署と氏名
- 退職届を送付した旨
添え状は記載漏れがないように、マナーを守って書いてください。
退職届と添え状のフォーマットを合わせる
退職届と添え状は、2つのフォーマットと作成方法を合わせましょう。
それぞれ違う作りや形式にならないように、フォーマットを合わせることがビジネスマナーです。
退職届をパソコンで印刷した場合は、添付する添え状もパソコンを使って作ってください。
退職届を手書きで作成した場合も同様に、添え状も手書きで作ります。
どちらも縦書き横書きを合わせて、形式が異ならないように準備してください。
退職届と添え状の用紙サイズをそろえる
退職届と添え状のサイズを合わせましょう。
退職届をA4用紙で作成した場合は、添え状もA4で作ってください。
それぞれ別のサイズの紙を用意してしまうと、三つ折りにした時にアンバランスになってしまいます。
用紙の大きさをそろえると、企業にも丁寧な印象を与えやすいメリットがあります。
添え状で退職届をカバーし白い封筒に入れる
退職届が入っている封筒よりも、一回り大きい封筒を用意してください。
一回り大きい封筒に退職届が入っている封筒を入れて、添え状と同封する方法が一般的です。
添え状は退職届の用紙と同じ三つ折りにしましょう。
下の3分の1を内側に折った後、上部分の3分の1を重ねればきれいに三つ折りができます。
退職届が入った封筒の表(宛名面)に三つ折りにした添え状を重ねて、サイズが一回り大きい封筒に入れましょう。
封筒を2重にして添え状でカバーすることで、外部から退職届だと分かりづらくするポイントがあります。
退職届や添え状が透けることが不安な人は、透け防止の素材を使った封筒を用意してください。
封筒の表面に「親展」と記載する
封筒の表面には赤いペンで左下に「親展」と記載してください。
「親展」の文字は、目立つように赤い四角で囲みましょう。
担当者以外が開封してしまうことを防止するため、自分で簡単にできる対処法です。
「親展」と記載があれば、受け取った社員も重要な書類ということが分かりやすくなります。
退職届の添え状【そのまま使えるテンプレート】
退職届の添え状のテンプレートを、手書きとパソコン印刷に分けて紹介します。
パソコンで作成する場合は、そのままコピー＆ペーストが可能です。
ただし、季節の挨拶や自身の名前や日付は変更しましょう。
手書き｜縦書きのテンプレート
◇◇株式会社
〇〇部△課 課長 ●●様（上司の氏名）
拝啓 豊穣の秋となり、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、一身上の都合により、貴社を退職させていただくことになりました。
同封の通り、退職届を提出いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
突然の退職により、貴社の皆様に大変なご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫びいたします。
短い間ではありましたが、大変お世話になりました。
末筆ではございますが、貴社の更なるご清栄をお祈り申し上げます。
敬具
令和〇年10月×日
〇〇部△課 ××△△（自身の氏名）
プリント用｜PCで作成する場合のテンプレート
令和〇年10月×日
◇◇株式会社
〇〇部△課 課長 ●●様（上司の氏名）
〇〇部△課 ××△△（自身の氏名）
※ここまで配置は右寄せ
拝啓 時下、貴社におかれましては益々ご清栄のことと存じます。
この度、一身上の都合により、貴社を退職させて頂くこととなりました。
つきましては、同封の通り退職届を提出いたしますので、ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
短い間ではありましたが、大変お世話になりました。
末筆ではございますが、貴社の更なるご清栄をお祈り申し上げます。
敬具 ※敬具の配置は右寄せ
郵送するときに添え状が必要な理由
退職届の郵送に添え状の添付が必要な理由は、以下の3つがあります。
- 書類の中身を示すため
- 挨拶状としての役割がある
- 添え状で補足事項を伝える
それぞれのポイントを確認しましょう。
書類の中身を示すため
添え状は、書類の中身を示すために必要な書類です。
誰が何のために送ったのか一目でわかるように、企業に送る書類に添付することがビジネスマナーです。
添え状がない場合は、開封後の確認に時間がかかる可能性があるでしょう。
送付先の時間の無駄を省くことを目的としたマナーのため、社会人として覚えておきましょう。
挨拶状としての役割がある
添え状は挨拶状としての役割があります。
本来、退職届は対面で渡すものですが、郵送の場合はそうはいきません。
実際に顔を合わせてするべき挨拶を、代わりに文章で行うためにも添え状は重要な書類と考えてください。
挨拶のビジネスマナーを守るためにも添え状を作成しましょう。
添え状で感謝や補足事項を伝えるため
退職届には記載しきれなかった気持ちを伝えるために、添え状は重要な役割があります。
お世話になった気持ちや感謝を会社に示すために、退職届に添え状を同封しましょう。
感謝や補足事項を伝える場合は、ポジティブな言葉を使いましょう。
ネガティブな表現は避けて、お互いにいい印象で退職してください。
退職届の郵送はOK？
そもそも、退職届の郵送は可能なのでしょうか。
退職届を郵送するためにこの記事を読んでる人がほとんどかと思いますが、注意点を確認しましょう。
ブラック企業やパワハラによって円満退職を望んでいない場合は、辞める時に気をつけたいことがあります。
退職届は手渡しが基本
基本的に退職届は対面で手渡すことがビジネスマナーです。
会社に出向いて、上司や担当者に退職届を渡すときのポイントは以下の通りです。
- 郵便番号なしの白色封筒
- 封筒の開封口はのり付けしない
- 宛名の箇所に「退職届」と記載
- 差出人の箇所は在籍部署と氏名を書く
郵便番号が入っていない白い封筒を用意しましょう。
封筒はのり付けを避け、開封口に「〆」を記載してください。
退職届を郵送する場合は事前に伝える
退職届を郵送する場合は、事前に会社に電話連絡しましょう。
電話で退職届のくわしい送付日を伝えてください。
いつ頃届くのか会社が把握しておけば、突然送りつけるといったミスが避けられます。
会社へ出向けない理由をくわしく話すことも重要です。
もし電話をした際に上司から郵送の許可が出ない場合は、退職届の持参を考えましょう。
ブラック企業・円満退職の希望がなければ伝える必要はない
会社側が退職を受け入れてくれなかったり、退職前の有給取得が許可されなかったりしたら、退職届を郵送することもあるでしょう。
そういった場合は、退職届を送るといった事前の連絡は不要です。
ただし、退職届を送った後も受理されるまでは通常通り出勤してください。
退職届を送ったからといって、会社を辞められたわけではありません。
無断欠勤が続くと損害賠償を起こされる可能性があるので、注意しましょう。
退職届と添え状の疑問を解決
退職届と添え状に関する疑問を解決します。
退職届を送る際の宛先や、郵送方法をまとめました。
どちらも重要なことなので、郵便を送る前に確認しましょう。
退職届の郵送はだれ宛？
退職届と添え状を郵送する場合は、直属の上司か人事担当者あてに送りましょう。
宛先がわからずに迷ったら宛名に「人事部御中」と記載して送ることが一般的です。
ただし退職届が入った封筒は、宛名を社長にしてください。
正式な文章となる退職届は企業の代表者宛に作成して、直属の上司や人事に提出することが基本です。
退職届の郵送は何で送る？
退職届の郵送は、「簡易書留」や「一般書留」で送ると安心できますね。
普通郵便でも問題はありませんが、紛失に備えて「簡易書留」や「一般書留」での送付をおすすめします。
そのほかにブラック企業を退社する場合に問題になりそうな場合は「内容証明郵便」を活用しましょう。
確実に送った事が証明されて文章の存在が証明できるため「受け取っていない」といった対応が避けられます。
添え状は必要！ビジネスマナーは守ろう
退職届を郵便で提出する場合は、添え状を同封してください。
企業へ提出する書類は、添え状の同封がビジネスマナーです。
退社時にトラブルが起きそうな場合は、「内容証明郵便」を利用して退職届を送りましょう。
